Khi gặp rắc rối, chúng ta thường xuyên đổ lỗi cho vấn đề thông tin. Thông tin sai tác động tới các sản phẩm mới, dịch vụ khách hàng tồi tệ, các cổ đông không hài lòng. Thậm chí trong thi đấu thể thao, đội thua cũng đổ lỗi cho vấn đề thông tin.
Trong hầu hết các trường hợp, chúng ta cho rằng các lỗi cơ bản về thông tin sai là lỗi của cả công ty. Điều đó cũng có thể đúng, nhưng có thể chỉ những nhân viên – những cá nhân trong công ty – mới phải chịu trách nhiệm cho lỗi này.
Cho phép tôi trích dẫn một vài thái độ có thể gây ra một số vấn đề về thông tin:
Không có thời gian để nói chuyện
Các nhà quản lý rất bận: họ có nhiều công việc cần giải quyết trong một khoảng thời gian ngắn. Bởi vậy các buổi họp chỉ có thể cung cấp thông tin, không có sự bàn bạc về những công việc phải làm. Nhân viên nghe và học được rất ít. Việc lặp đi lặp lại một thông điệp không phải là thông tin được đưa ra, đó chính là sự tự lừa dối mình.
Đó là tổ chức của tôi
Các tổ chức thành công phải đấu tranh cho sự minh bạch. Không phải tất cả các nhà quản lý đều hiểu được điều này và họ không chia sẻ những thông tin chính xác cho một số thành viên trong nhóm của họ. Đôi khi đó có thể là do họ quên nhưng cũng có thể đơn giản là do họ muốn giữ những thông tin này cho riêng mình như là một công cụ kiểm soát.
Chuyên quyền
Chia sẻ thông tin hay không chia sẻ thông tin có thể là một trong những công cụ của quyền lực. Bạn phát hiện được một thông tin có khả năng giải quyết được vấn đề nghiêm trọng của công ty, bạn muốn chia sẻ nó nhưng có thể ông chủ sẽ từ chối cho bạn làm như vậy. Vì sao?
Thông tin mà bạn nắm giữ sẽ giúp đỡ đối thủ chính trị của ông ta, ông ta rất ghét việc giúp đối thủ đó. Ngược lại, thông tin về những sai phạm trong một bộ phận nào đó cũng có thể được sử dụng để chống lại bộ phận và người quản lý của bộ phận đó.
Tôi không muốn nghe
Đó là thái độ khi các nhà quản lý lâu năm nhận quá nhiều thông tin đến mức đơn giản là họ sẽ không nghe nữa. Đôi khi họ không nghe vì họ không muốn thay đổi, nhưng cũng có thể họ không nghe vì họ không thể sắp xếp được bởi công việc đang quá tải.
Hãy giữ sợi dây liên lạc với mọi người để tìm hiểu và chia sẻ thông tin với họ
Không phải vấn đề của tôi
Các nhà quản lý trong công ty biết về việc thông tin khan hiếm nhưng không có những đối sách để cải thiện tình trạng này. Kết quả là các buổi họp phải kéo dài hơn mức cần thiết, email chồng chất nhưng mọi người vẫn không có được thông tin đầy đủ (mặc dù có rất nhiều thông tin).
Bạn có thể làm gì để giải quyết vấn đề này?
Nhận thức được vấn đề đang xảy ra. Đối với những gì bạn có thể thay đổi, hãy nhận trách nhiệm thực hiện nó. Cố gắng trở thành người biết lắng nghe. Giảm lượng email không cần thiết.
Thay đổi quan niệm về thông tin. Luôn chia sẻ thông tin với đồng nghiệp và các cá nhân để trao đổi ý kiến. Mọi người phải xác định rõ rằng tất cả mọi người đều có các thông tin. Do đó mọi người đều có quyền lợi trong việc để thông tin mở và chia sẻ một cách tự do.
Bắt đầu những cuộc đối thoại với các cá nhân ở các bộ phận khác nhau về các vấn đề liên quan đến bạn và bộ phận của bạn. Chia sẻ thông tin với họ và cũng tìm hiểu thông tin từ phía họ. Giữ liên lạc với họ.
Các vấn đề về thông tin sẽ luôn đồng hành cùng chúng ta nhưng khi các cá nhân bắt đầu kiểm soát vấn đề tốt hơn, vấn đề có thể sẽ được tìm ra.
Bạn đang làm gì để bạn và công ty giải quyết được các vấn đề về thông tin?
(Bài viết của John Baldoni đăng ở chuyên mục Lãnh đạo Thảo luận trên trang Harvard Business Online -Harvard’S )
